Organisez des réunions en ligne!

POLeN propose une solution de webconférence (réunion à distance par le Web) aux entreprises du département. Ces réunions permettent de communiquer et collaborer instantanément en toute confidentialité grâce à un simple navigateur web.

Aussi efficace qu’une réunion sur le terrain, la réunion virtuelle ou webconférence ouvre des perspectives pour qui veut gagner du temps et s’affranchir des distances sans pour autant perdre en efficacité.

La conférence Web est devenue un outil de communication facile d’utilisation. Elle sera prochainement aussi essentielle que le courrier électronique ou le téléphone. Plus souple à utiliser et à mettre en place que les solutions de visioconférence qui nécessitent des équipements spéciaux et souvent une salle dédiée, la webconférence est une solution simple à utiliser qui ne nécessite comme préalable qu’une connexion internet, un navigateur Web et accessoirement un système audio (casque et microphone) ou vidéo (webcam). Chaque participant à la webconférence peut ainsi simplement participer à une réunion en ligne depuis son bureau avec un équipement minimum.

Les principaux enjeux sont de réduire le coût des déplacements ( coûts de transport et d’hébergement, temps de transport,…), de faciliter l’organisation et la tenue des réunions (coordination des agendas, retards, …).

L’outil proposé gratuitement aux entreprises du département par POLeN, intègre plusieurs fonctionnalités de communication et de collaboration permettant de rendre une réunion ou une présentation à distance aussi efficace qu’un déplacement sur le terrain :

Télécharger la fiche technique et la procédure de réservation

	les espaces de réunion sont faciles d'accès par l'intermédiaire d’un lien web qui est envoyé par mail aux participants à la réunion ;
	diffusion audio et vidéo sur Internet. Plus besoin de composer un numéro de téléphone pour suivre les conversations, la voix et la vidéo transitent via Internet. Des Webcams standards peuvent être utilisées pour les conférences vidéo avec plusieurs participants ;
	gestion des participants. Afin de garantir la sécurité et la confidentialité des réunions, l’organisateur autorise manuellement l’entrée des participants dans la salle de réunion ;
	partage de fichiers. Les participants peuvent télécharger et partager des documents avec d'autres ou tous les participants, sans même devoir quitter l’espace de réunion ;
	partage d'applications et de bureau. Le présentateur peut partager des applications ou son bureau avec l’ensemble des participants ;
	outils de tableau blanc et d'annotation. Les tableaux blancs permettent aux utilisateurs de travailler simultanément sur le même document et de l’annoter ;
	questions-réponses avec modération. Le module de « chat » permet des échanges écrits et peut être utilisé par les participants ne disposant pas d’un micro pour poser des questions ;
	sondages. Ce module permet d’interroger et de recueillir les impressions des participants en temps réel ;
	prise en charge des contenus multimédia pour le partage de vidéo ou d’animations multimédias ;
	l’enregistrement des réunions permet de garder l’historique des échanges entre les participants afin de pouvoir s’y référer ultérieurement.
	prise en charge de tous les systèmes d’exploitation.